Informační memorandum – podmínky ochrany osobních údajů v Energetickém družstvu Hnutí DUHA

Část 1 – Obecné informace

Informace o organizaci (správce osobních údajů):

Energetické družstvo Hnutí DUHA
Údolní 33
602 00 Brno
E-mail: druzstvo@hniutiduha.cz

(dále jen “správce” nebo “družstvo”).

Družstvo dodržuje zákonné povinnosti ochrany osobních údajů, zejména podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Máme nastavena vhodná technická a organizační opatření, abychom osobní data dostatečně chránili. Naším cílem je v maximální míře zachovat vaše soukromí, proto vždy řádně posuzujeme, zda je určité zpracování údajů nezbytné a zda nepřiměřeně nezasahuje do vašich práv a svobod. Vše potřebné, týkající se nejen předávání třetím osobám, ale také dalších náležitostí ochrany osobních údajů shrnuje tento dokument.

Část 2 – Osobní údaje

Družstvo zpracovává výhradně osobní údaje členů a členek družstva a to od okamžiku, kdy podají přihlášku do družstva, bez ohledu na skutečný termín vstupu do družstva. Tyto údaje družstvo zpracovává na základě a v rozsahu podle Zákona o obchodních společnostech a družstvech č. 90/2012 Sb. za účelem plnění povinností vyplývajících ze zákona a stanov družstva a naplňování účelu družstva. Vzhledem k tomu, že zpracovávání těchto údajů je zákonná povinnost družstva, nelze souhlas se zpracováním údajů odvolat a nelze zažádat o výmaz údajů v době trvání členství v družstvu.

Předávání osobních údajů

Informace jsou předávány v nezbytném rozsahu zpracovatelům – subdodavatelům komunikačních služeb například pro rozesílání elektronických nebo písemných zpráv, správcům informačních systémů organizace pro zajištění jejich řádného chodu a rozvoje. Některé údaje mohou být poskytnuty administrátorům grantových a obdobných systémů pro naplnění jejich podmínek. Některé kontaktní údaje členů a členek mohou být po dohodě zveřejněny na internetových stránkách nebo v jiných komunikačních materiálech organizace, jejích pobočných spolků nebo jí organizovaných projektů, pokud to vyplývá z konkrétní činnosti nebo funkce člena či členky v rámci organizace. Člen či členka má možnost odmítnout zveřejnění osobních údajů na webových stránkách nebo v jiných komunikačních materiálech. Osobní údaje budou vymazány poté, co osoba přestane být členem družstva.
K osobním údajům, které zpracováváme, nemá přístup žádná neoprávněná osoba a nepředáváme je dalším subjektům, aniž bychom vás o tom informovali. Obecné informace o předávání jsou popsány níže, konkrétní informace u jednotlivých kategorií subjektů, jimž osobní údaje můžeme předávat, najdete v další kapitole. Před předáním vašich osobních údajů vždy pečlivě vyhodnocujeme veškeré okolnosti tak, aby jejich ochrana dosahovala náležité úrovně.

Právo na informace

Vaším právem je požádat družstvo o informaci, jaké osobní údaje, v jakém rozsahu a pro jaký účel je zpracováváme a zda existují další příjemci nebo kategorie příjemců těchto osobních údajů. Tyto informace vám poskytneme zdarma ve lhůtě do 30 dnů, v mimořádných situacích pak nejpozději do 90 dnů, o čemž bychom vás však informovali. Pokud budete požadovat sdělení informací, které o vás evidujeme, budeme nejprve potřebovat ověřit, že jste skutečně osoba, které tyto informace náleží. V žádosti tedy uveďte dostatečnou identifikaci vaší osoby, z níž bude jasné, kdo o poskytnutí informací žádá. Právem družstva pak je, že může zamítnout požadavky na informace, které jsou bezdůvodné či se nepřiměřeně opakují, případně jejich získání vyžaduje nepřiměřené úsilí nebo jsou obtížně získatelné (typicky ze záložních systémů, archiválií apod.).

Aktualizace údajů, právo na opravu

Jelikož se mohou osobní údaje v průběhu času měnit (například změna příjmení, adresy), budeme rádi, když nám oznámíte, že u vás nastala nějaká změna. S tím souvisí i vaše právo na opravu osobních údajů, které evidujeme. Pokud zjistíte, že údaje již nejsou aktuální, máte právo požadovat jejich opravu. Může se také stát, že vás o aktualizace sami požádáme.

Námitky

Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje nezpracováváme v souladu s legislativou, máte právo vznést námitku a my následně prověříme oprávněnost vašeho požadavku. Máte také právo se s námitkou obrátit na příslušný dozorový Úřad na ochranu osobních údajů na adrese:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
http://www.uoou.cz/

Právo na výmaz

Osobní údaje shromažďované a zpracovávané v souladu se Zákonem 90/2012 Sb. nelze v době členství družstvu vymazat. Právo na výmaz se dále nevztahuje na zpracovávané údaje v rámci povinnosti plnění smlouvy, zákonných důvodů či oprávněných zájmů naší organizace. I v takovém případě ale budeme nadále zpracovávat osobní údaje v nejmenším nutném rozsahu.

Další práva

Dle příslušné legislativy máte i další práva, platná samozřejmě i přesto, že v tomto dokumentu nejsou uvedena. Soustředili jsme se v něm na ta práva, která v souvislosti s naší činností považujeme za nejrelevantnější. Pro podrobnější prostudování vašich práv doporučujeme příručku s názvem Jsou to vaše údaje – mějte je pod kontrolou, kterou připravila Evropská komise.

Část 3 – Informace týkající se soukromí na internetu

Webové stránky

Pokud vstoupíte na naše webové stránky a prohlížíte si je, zpracováváme protokolové soubory (logy) a ukládáme je na našich serverech. Mezi informace, které ukládáme patří vaše IP adresa, otevíraná stránka našeho webu, kód odpovědi http a identifikace vašeho prohlížeče.
Tyto informace zpracováváme automatizovaným způsobem v rámci provozu internetového serveru za účelem bezproblémového chodu serveru.

Soubory cookie

Když navštívíte naše webové stránky, využíváme na nich technologie ke shromažďování a ukládání informací pomocí souborů cookie do vašeho zařízení. Soubory cookie jsou malé textové soubory, bez nichž nedokážeme zajistit plnohodnotnou funkčnost stránek.

Naše stránky mohou obsahovat i kódy třetích stran, jako jsou kódy společnosti Google, Facebook a další, které mohou používat cookies sledující vaši činnost na internetu. Cookies třetích osob se řídí jinými zásadami ochrany osobních údajů než tyto stránky. Tyto „sledovací“ cookies můžete zablokovat v nastavení vašeho internetového prohlížeče.